Форма проведения аудита и контроллинга персонала. Аудит и контроллинг персонала на предприятии. Этапы аудиторской проверки

Аудит персонала и системы управления персоналом - это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы эффективности деятельности организации по управлению персоналом и регулированию социально-трудовых отношений, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить:

соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;
соответствие деятельности персонала и структурных подразделений управления организацией существующей нормативноправовой базе;
эффективность системы управления персоналом с точки зрения решения задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями;
причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения негативного воздействия.

В практике управления организацией аудит персонала является, с одной стороны, способом наблюдения подобно финансовому или бухгалтерскому аудиту, а с другой - инструментом управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений.

Посредством аудита персонала возникает возможность видоизменения состояния системы управления персоналом организации в соответствии с политикой организации и воздействием внешней среды функционирования (рис. 7.1).

Общая схема аудита персонала показана на рис. 7.2.

Рассмотрим подробнее отдельные ее элементы.

Главная цель аудита персонала - совершенствование системы управления персоналом и на этой основе повышение эффективности использования кадрового потенциала и человеческого потенциала организации.

Подцели аудита персонала включают в себя:

Определение соответствия стратегии управления персоналом и кадровой политики стратегии целям развития организации;

Рис. 7.1. Схема включения аудита персонала в систему управления организацией

улучшение имиджа и повышение значимости (авторитета) службы управления персоналом внутри организации.

Объектом аудита персонала являются различные аспекты использования кадрового потенциала организации и управления персоналом в целом.

Субъектом аудита персонала могут выступать как внешние эксперты (внешний аудит), так и сотрудники (подразделения) организации при их временной изоляции от производственного процесса и исключении из организационной подчиненности (внутренний аудит).

1. Цель аудита персонала:

совершенствование системы управления персоналом и на этой основе повышение эффективности использования кадрового потенциала и человеческого капитала организации

5. Основные направления:
- аудит кадрового потенциала;
- аудит функций и функционального разделения труда в системе управления персоналом;
- аудит организационной структуры системы управления персоналом;
- аудит эффективности управления персоналом

6. Уровни аудита персонала:
- стратегический
- (уровень высшего руководства);
- функциональный (уровень службы управления персоналом);
- линейный (уровень линейного руководства)
2. Задачи аудита персонала:
- определение соответствия стратегии управления персоналом и кадровой политики стратегии и целям развития организации;
- совершенствование системы управления персоналом и определение перспектив ее развития;
- выявление меры соответствия желаемого и действительного состояния кадрового потенциала в разрезе стратегических задач организации;
- выявление проблем в сфере управления персоналом, препятствующих эффективному развитию организации;
- совершенствование методов и технологий управления персоналом;
- установление соответствия деятельности по управлению персоналом требованиям законодательства;
- повышение эффективности расходов на персонал;
- повышение конкурентоспособности организации на рынке труда;
- оценка деятельности службы управления персоналом и ее вклада в деятельность организации;
- улучшение имиджа и повышение значимости (авторитета) службы управления персоналом внутри организации
8. Методы аудита персонала:

организационно-статистические;

социально-психологические;

экономические;

комплексные

7. Принципы аудита персонала:
- комплексность; многоаспектное^;
- оперативность; согласованность;
- перспективность; адаптивность (гибкость);
- параллельность

Технология аудита персонала

3. Объект аудита персонала:

различные аспекты использования кадрового потенциала организации и управления персоналом в целом

4. Субъект аудита персонала:

внешние эксперты (внешний аудит) или сотрудники (подразделения) организации при их временной изоляции от производственного процесса и исключении из организационной подчиненности (внутренний аудит)

9. Обеспечение:
- информационное;
- нормативно-правовое;
- нормативно-регламентирующее
10. Результаты аудита персонала:

аудиторское заключение о состоянии системы управления персоналом и кадровом потенциале организации, а также комплекс рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом и повышению эффективности использования кадрового потенциала и человеческого капитала организации

Рис. 7.2. Общая схема аудита персонала в организации

На основе определения аудита персонала внутренний аудит представляется нам как часть внешнего аудита, исходя из того, что внутренний аудит производится внутренними силами организации и может выполнять лишь отдельные элементы анализа, так как при проведении аудита персонала основной критерий - независимость.

представлены на рис 7.3.

В табл. 7.1 приведен пример определения конкретных задач аудита персонала в организации в разрезе выделенных направлений.

Лудит персонала проводится на уровнях: высшего руководства организации, службы управления персоналом, линейного руководства. Содержание каждого уровня представлено на рис. 7.4.

В специализированной литературе в качестве основных принципов аудита персонала выделяют следующие: 1) этика поведения; 2) независимость; 3) профессионализм.

Таблица 7.1

Определение конкретных организационных задач аудита персонала

Объект аудита персонала
Аудит кадрового потенциала
Формирование и использование кадрового потенциала	Анализ списочного состава работников Оценка укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом технологического процесса Оценка образовательного и профессионально-квалификационного уровня персонала Анализ структуры кадрового состава Анализ использования рабочего времени Оценка текучести кадров и абсентеизма, движения рабочей силы, перемещений внутри организации Исследование социальных аспектов трудовой деятельности Анализ санитарно-гигиенических, производственных и бытовых условий Диагностика управленческого, инновационного потенциала персонала организации Социально-психологическая диагностика персонала организации
Аудит функций системы управления персоналом
Формирование кадровой политики организации	Оценка текущего состояния кадровой политики, степени ее согласованности с целями организации, стратегией ее развития Оценка степени связи кадровой политики со спецификой организации и внешними условиями
Планирование персонала	Оценка наличных ресурсов, целей и перспектив развития организации, будущих потребностей в персонале Анализ штатного расписания, степени его обоснованности Анализ изменений кадрового потенциала организации
Использование персонала	Анализ уровня занятости персонала Анализ обеспечения стабильности состава работников

	Продолжение табл. 7.1
Объект аудита персонала	Конкретные организационные задачи
Подбор и отбор персонала	Оценка используемых методов подбора персонала, источников и путей покрытия потребностей в персонале, стоимости подбора Оценка результативности подбора, обеспеченности вакансий кандидатами, перспективного списка кандидатов Оценка результативности оценочных процедур Оценка взаимодействия организации со службами трудоустройства, учебными заведениями, местными органами власти, конкурирующими организациями
Деловая оценка персонала	Анализ используемых форм деловой оценки персонала, периодичности ее проведения, получаемых результатов и решений, принимаемых по ее результатам
Профориентация и адаптация персонала	Анализ используемых методов профориентации и адаптации, оценка их эффективности Выявление и диагностика проблем, возникающих в период адаптации
Обучение персонала	Анализ целей и используемых форм обучения, их соответствия целям организации Оценка персонала, прошедшего обучение Оценка эффективности обучения, фактических результатов
Работа с кадровым резервом	Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации Оценка управленческого потенциала и определение потребности в подготовке кадрового резерва Оценка методов работы с кадровым резервом
Служебно-профессиональное продвижение, деловая карьера персонала	Анализ системы продвижения персонала в организации Анализ схем замещения должностей Анализ реализации плана кадрового роста Оценка результативности методов планирования карьеры
Организация трудовой деятельности персонала	Анализ условий труда, техники безопасности и охраны труда Анализ состояния нормирования труда в организации Оценка эффективности организации рабочих мест, распределения работ Анализ вложений финансовых средств в эту сферу и оценка полученных результатов
Мотивация и стимулирование труда	Анализ используемых форм и систем стимулирования, их связь с мотивацией персонала Анализ уровня и структуры оплаты труда Оценка соответствия разработанных принципов, структуры оплаты труда целям организации
Трудовые отношения в коллективе	Диагностика социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности в организации, сопротивление переменам Диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня соответствия целям и специфики организации

Окончание табл. 7.1

Объект аудита персонала	Конкретные организационные задачи
Аудит организационной структуры и функционального разделения труда в системе управления персоналом
Организационная структура	Оценка организационной структуры организации в целом, соответствие стратегии организации Оценка места службы управления персоналом в общей организационной структуре Оценка структуры службы управления персоналом, соответствие стратегическим целям организации
Функциональное разделение труда в системе управления персоналом	Оценка штатной структуры службы управления персоналом Анализ деятельности топ-менеджмента, линейных руководителей и коллегиальных органов их взаимодействий в процессе управления персоналом Анализ функционального разделения труда и взаимодействия между руководителями различного уровня, влияния данных взаимоотношений на процесс управления персоналом
Аудит эффективности управления персоналом
Система управления персоналом	Оценка экономической и социальной эффективности системы управления персоналом

1. Этика поведения. Кроме требований человеческой этики, аудиторам следует придерживаться следующих требований профессиональной этики:
- выполнение своих обязанностей;
- учет интересов общества;
- честность;
- объективность и независимость;
- надлежащее внимание;
- объем и виды услуг.
2. Независимость. В теории и практике аудита независимость - это прежде всего объективность и честность суждений. Общественное признание профессионального статуса аудиторов основано на признании их независимости, которая обеспечивает эффективность аудита. Аудитор обязан иметь возможность оценивать любую ситуацию, говорить правду и предлагать честные и объективные рекомендации относительно того, что следует делать клиенту, не задумываясь о том, как это могло бы повлиять на его собственные интересы.

Независимость аудита обеспечивается посредством:

финансовой независимости, означающей, что аудитор профессионально выполняет свою работу с заранее оговоренной достойной оплатой;
административной независимости, предполагающей независимость аудитора от административных решений клиента и непод-чиненность последнему;
------------------ (

Аудит кадрового потенциала:

списочного состава работников; ,
укомплектованности кадрового |

состава в целом и по уровням I

управления, включая I

обеспеченность персоналом 1

технологического процесса;

Образовательного и

профессиональноквалификационного уровня |

персонала; I

структуры кадрового состава; I
использования рабочего времени; 1
текучести кадров и абсентеизма, движения рабочей силы, перемещений внутри организации;
социальных аспектов трудовой |

деятельности; |

Санитарно-гигиенических, I

производственных и бытовых 1

управленческого, инновационного потенциала персонала организации;
социально-психологического |

состояния персонала организации |

Основные направления аудита персонала

..і________1_7Г_і

Аудит функций системы управления персоналом:

планирования и маркетинга персонала;
управления наймом и учетом персонала;
управления трудовыми отношениями;
обеспечения нормальных условий труда;
управления развитием персонала;
управления мотивацией

и стимулированием персонала;

управления социальным развитием;
развития организационной структуры управления;
правового обеспечения службы управления персоналом;
информационного обеспечения службы управления персоналом

Аудит организационной структуры и функционального разделения труда в системе управления персоналом:

деятельности специализированных функциональных подразделений по управлению персоналом;
деятельности топ-менеджмента;
деятельности линейных руководителей;
деятельности коллегиальных органов:
- -аттестационной комиссии;
- - органов общественной деятельности;
взаимодействия между специализированными подразделениями, участвующими в управлении персоналом;
взаимодействия между руководителями различного уровня

Аудит эффективности управления персоналом:

Затрат на персонал и на

управление персоналом; ,

Собственно экономической |

эффективности; |

Степени укомплектованности I

кадрового состава; 1

Удовлетворенности 1

работников;

Косвенных показателей,

эффективности: ,

- текучести кадров; |
- производительности труда; I
- качества продукции и т.д. I

Рис. 7.3. Основные направления аудита персонала

Рис. 7.4.

политической независимости, подразумевающей невозможность влиять на решения аудитора, используя политическую власть, связи и аналогичные способы воздействия;
эмоциональной независимости, предполагающей сохранение отчужденности аудитора, независимо от чувств, которые он может испытывать к представителям организации-клиента.
3. Профессионализм. Аудитор должен обладать навыками общения с людьми и обмена опытом, выявления и решения проблем, связанных с оцениваемой деятельностью, нахождения нужной информации, осуществления анализа и синтеза, планирования изменений, разработки предложений по совершенствованию работы, преодоления сопротивления изменениям, помощи в освоении более совершенных методов. Аудиторы умеют распознавать общие тенденции и обычные причины проблем, помогают в поиске правильного решения, постоянно следят за литературой по проблемам оцениваемой деятельности, включая разработки, осуществляемые в университетах и научных институтах, имеют широкий взгляд на исследуемые проблемы в их взаимосвязи с проблемой организации. Также в аудиторских стандартах, утвержденных российским законодательством, выделяют такие принципы, как честность, объективность, конфиденциальность, профессиональное поведение.

Данные принципы являются общими как для аудита персонала, так и для аудиторской деятельности в целом. Среди специальных принципов аудита персонала можно назвать принципы комплексности, оперативности, перспективности, многоаспектности, согласованности, адаптивности (гибкости), параллельности.

Методы аудита персонала можно разделить на четыре группы:

1) организационно-статистические, предполагающие проверку документации и отчетности, анализ трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала;
2) социально-психологические, заключающиеся в проведении самостоятельных социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и категорий;
3) экономические, позволяющие путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средним или лучшими в отрасли показателями оценить конкурентоспособность организации на рынке труда, эффективность функционирования служб управления персоналом, эффективность самого аудита персонала;
4) комплексные, позволяющие всесторонне обследовать и проанализировать состояние системы управления персоналом, разработать и экономически обосновать рекомендации по ее совершенствованию:

К комплексным методам аудита персонала относятся:

метод системного анализа, который служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления персоналом, ориентирует на раскрытие системы управления персоналом в целом и составляющих ее компонентов - целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих решений;
метод декомпозиции, позволяющий расчленить сложные явления на более простые;
метод сравнений, позволяющий сравнить существующую систему управления персоналом с подобной системой передовой организации, нормативным состоянием или состоянием в прошлом периоде, с учетом однородности;
динамический метод, который используется при исследовании количественных показателей, характеризующих систему управления персоналом, предусматривает расположение данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений, отражая устойчивые тенденции;
экспертно-аналитический метод совершенствования управления персоналом, основывающийся на привлечении высококвалифицированных специалистов по управлению персоналом, управленческого персонала организации к процессу совершенствования для выявления основных направлений совершенствования управления персоналом, оценки результатов анализа и выявление причин недостатков. Не всегда обладает высокой точностью и объективностью в связи с тем, что у экспертов отсутствуют единые критерии оценок. Метод эффективен при многошаговой экспертизе;
нормативный метод, предусматривающий применение систем нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению персоналом, численность работников по функциям, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом и системы управления персоналом (норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, звеньев, размеры подразделений, порядок подчиненности и взаимосвязи подразделений), разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов управления персоналом организации;
метод корреляционно-регрессионного анализа, устанавливающий линейные зависимости и связи между параметрами (численностью персонала и влияющими на нее факторами);
метод функционально-стоимостного анализа, т.е. метод технико-экономического исследования функций управленческого персонала организации, направленный на поиск резервов снижения затрат на управление и достижение наилучших производственно-коммерческих результатов на основе выбора эффективных способов управления. Этот метод позволяет выбрать вариант построения системы управления персоналом либо выполнения той или иной функции управления персоналом, требующий наименьших затрат и являющийся наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов, определить лишние или дублирующие функции управления, функции, которые по тем или иным причинам не выполняются, степень централизации и децентрализации функций управления персоналом. Необходимой составляющей аудита персонала является информационное, нормативно-правовое и нормативно-регламентирующее обеспечение аудита персонала.

Информационное обеспечение аудита персонала призвано предоставить информацию в области управления персоналом, обладающую следующими характеристиками:

содержание информации. Она должна иметь качественный аспект (используемые понятия и критерии) и количественное измерение (используемые единицы измерения, точность измерения);
степень детализации информации. Определяется целями и задачами, стоящими перед аудиторами;
временные характеристики информации. Исследуемый период времени должен быть достаточно длительным, чтобы иметь возможность объективно оценить исследуемую проблему, исследуемые промежутки времени должны быть сопоставимы;
полнота охвата. В зависимости от целей аудита персонала может собираться вся информация в масштабах организации, имеющая отношение к исследуемой проблеме, или только некоторые ее элементы в разрезе отдельных продуктов, групп сотрудников, подразделений, процессов.

В табл. 7.2 приведены данные, характеризующие содержание аудиторской информации.

Для облегчения поиска аудиторской информации ее источники разбиты по группам (рис. 7.5).

Фактически информация может быть получена в трех формах:

1) записи - это данные в форме, пригодной для считывания или преобразования. К ним относятся документы, отчеты, публика-

Таблица 7.2

Характеристика аудиторской информации в сфере управления персоналом

Критерий
1. Вид информации	1.1. Нормативно-правовая информация 1.2. Научно-методическая информация 1.3. Фактическая информация (плановая, учетная, отчетная, статистическая) 1.4. Справочная информация 1.5. Информационные поисковые системы (Консультант-Плюс, Гарант, Кодекс, Ассистент аудитора) 1.6. Компьютерные системы службы управления персоналом
2. Требования к информации	2.1. Достоверность (предоставляемая информация не должна содержать искажений по содержанию) 2.2. Достаточность (информация должна быть полной) 2.3. Своевременность (информация должна поступать конкретному человеку в требуемое время) 2.4. Понятность (информация, используемая в отчетности должна быть понятна пользователям) 2.5. Уместность (информация должна быть полезной для пользователя при оценке прошлых или настоящих событий и при прогнозировании) 2.6. Материальность (информация должна быть свободной от ошибок) 2.7. Сущность формы (информация должна отражать реальные процессы, а не их формальные представления) 2.8. Нейтральность (типовые алгоритмы обработки информации не должны изменяться по желанию одной из сторон) 2.9. Осмотрительность (включает два аспекта: отсутствие в информации неточностей и предусмотрительность аудитора при выработке суждений) 2.10. Сопоставимость (параметры контроля должны иметь одинаковые единицы измерения для одинаковых процессов, характеристик и показателей объекта)
3. Методы получения информации	3.1. Анализ общеэкономических, региональных и отраслевых особенностей деятельности организации 3.2. Знакомство с организацией, технологией производства и системой управления персоналом, подлежащими проверке 3.3. Сбор информации о структуре организации, службе управления персоналом, персонале, производственной структуре, выпускаемой продукции (услугах), применяемых методах управления персоналом, используемом документообороте, системе отчетности и бюджетирования системы управления персоналом
4. Источник получения информации	4.1. В ходе проверки 4.2. От работников аудиторской организации 4.3. От третьих лиц, включая экспертов

ции, компьютерные файлы, фильмы, магнитные ленты, рисунки, фотографии, графики и т.д.;

2) события и условия - это поддающиеся наблюдению действия и сопутствующие им обстоятельства;
3) память - это вся информация, хранящаяся в памяти людей, работающих в организации, связанных с ней или просто могущих

Источники информации

Законодательная і база	Статистические] и отраслевые I данные	Публикации і о деятельности 1 организации,		‘нтация і і /ізации 1	Трудовые ][ показатели і і организации 1	Информационная і база аудитора 1
	Государст-		Финансовая		Наблюдения	Информацион-
Нормативные			отчетность		Специальные
документы	статистические		Бизнес-планы			аудитора,
Постанов-			Экономи-		Специальные
	Информация		ческие обзоры			данные об
Государст-	управленческих				Результаты	аналогичных
	ассоциаций,		материалы		анкетиро-	организациях,
инструкции	профсоюзов		организации			их деятель-
					Результаты	ности и пока-
	отраслевых		правительст-		интервьюиро-
договоры						эффектив-
Трудовые	исследова-		кредитным		работников	ности органи-
соглашения	тельских и		учреждениям		Экономи-	зации в целом
			Технологи-			и системы
	учреждений				показатели	управления
			разработки			персоналом
			и рыночные

- отчетность отдела труда и заработной платы
- бухгалтерская отчетность
- баланс трудовых ресурсов
- описание работ и спецификации -должностные инструкции
- трудовые договоры
- данные об издержках на наем, увольнение, обучение и т.д.
-документы службы управления персоналом
- анкеты и тесты кандидатов на вакантные должности
- акты проверок
- объяснительные записки, протоколы, письма, заявления, выговоры, жалобы работников