Подсистемы управляющей системы в организации. Система управления. Подсистемы и элементы СУ. Методы управления производством

Любая организация является сложной социальной системой, состоящей из двух элементов - управляющего и управляемого . Будучи подсистемой организации в целом, управляющий элемент одновременно сам представляет весьма сложное образование.

Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем , (границы между ними весьма условны), в единстве образующих субъект управления, а также механизма их взаимодействия , включающего совокупность полномочий, принципов, методов, правил, норм, процедур, регламентирующих порядок осуществления управленческих действий по отношению к объекту управления . Системный подход требует рассматривать субъект и объект управления как единое целое и во взаимосвязи с внешней средой.

Под управляющей подсистемой системы управления понимают ту ее часть которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение.

Под управляемой понимают ту, которая их воспринимает и реализует на практике.

В условиях иерархичности управления большинство его звеньев, в зависимости от конкретной ситуации, могут принадлежать то к управляющей то к управляемой подсистеме.

Во главе управляющей подсистемы находится ее направитель (центральное звено), персонифицирующий управленческие воздействия. Он может быть индивидуальным (руководитель) или коллективным (совет директоров акционерного общества).

В состав управляющей подсистемы включаются также механизмы ее воздействия на управляемую - планирование, контроль, стимулирование, координация и пр.

К управляемой подсистеме относятся элементы объекта управления , которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение объекта, а также механизм взаимодействия этих элементов (личные интересы, целиработников, их взаимоотношения и т.п.).

Обычно управляющая подсистема по масштабу меньше управляемой и сложность ее ниже; но она более активна, динамична. Управляемая же подсистема, наоборот, обладает большой инерционностью, на преодоление которой обычно требуется немалая энергия. Эта система преломляет управленческие решения в соответствии со своей спецификой, что во многом обусловливает эффективность их реализации.

Если управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности или совокупности должностей, образующих подразделение управления (управленческий аппарат). В противном случае субъектом может быть отдельный человек, или группа людей, не связанных формально с теми или иными должностями. Главное здесь состоит в том, что субъект управления генерирует решения, регламентирующие функционирование объекта управления.

От субъекта управления необходимо отличать субъекты управленческой деятельности - живых людей, в которых персонифицируются управленческие отношения - руководителей и сотрудников аппарата.

Для того, чтобы взаимодействие между управляющей и управляемой подсистемами было эффективным необходимо выполнение ряда условий.

Во-первых , они должны соответствовать друг другу. Если такого соответствия не будет, их окажется трудно «состыковать», они не смогут понять друг друга в процессе работы, а следовательно и реализовать свои потенциальные возможности. Легко представить себе, например, такой случай, когда человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем в той области деятельности, которую себе плохо представляет. Понятно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными для подчиненных, и последние не смогут трудиться с необходимой отдачей.

Более того, должны быть совместимыми друг с другом , чтобы их взаимодействие не порождало негативных последствий, которые могли бы привести к невозможности выполнять ими свои задачи. Так, если руководитель и подчиненный не будут совместимыми психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на результаты работы.

Во-вторых , в рамках единства управляющая и управляемая подсистемы должны обладать относительной самостоятельностью . Центральное звено управления не в состоянии предусмотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах. Поэтому принятые наверху решения не могут быть оптимальными.

В-третьих, управляющая и управляемая подсистемы должны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие , основанное на принципах обратной связи, определенным образом реагируя на управленческую информацию, полученную от другой стороны. Такая реакция служит ориентиром для корректировки последующих действий, которые обеспечивают приспособление субъекта и объекта управления не только к изменению внешней ситуации, но и к новому состоянию друг друга.

В-четвертых , как управляющая, так и управляемая подсистемы должны быть заинтересованы в четком взаимодействии; одна - в отдаче необходимых в данной ситуации команд, другая - в их своевременном и точном исполнении.

Возможность субъекта управлять, обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.

Подобная ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать целям объекта управления. Поэтому, возможность достижения ими своих целей должна находиться в прямой зависимости от степени достижения целей объекта управления, вытекающих из его потребностей.

Перечисленные факторы должны обеспечить управляемость объекта, характеризуемую степенью контроля, который управляющая подсистема осуществляет по отношению к нему через управляемую.

Управляемость проявляется как реакция подчиненного, управляемого объекта субъекта или системы управления в целом на управляющее воздействие. Она может иметь форму выполнения соответствующих требований, бездействия, противодействия, формальных действий, то есть характеризуется готовностью к выполнению требований руководства и сотрудничеству. Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие типа управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

В рамках системы управления между ее управляющей и управляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второстепенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные. Через эти связи осуществляется действиемеханизма управления , под которым понимается совокупность средств и методов воздействия на управляемый объект в целях его активизации, а также мотивов поведения персонала как его важнейшего элемента (интересов, ценностей, установок, устремлений).

Механизм управления должен соответствовать целям и задачам объекта, реальным условиям его функционирования, предусматривать надежные, сбалансированные друг с другом методы воздействия на объект, и иметь возможности для совершенствования.

Система управления должна быть эффективной , что предполагает: оперативность и надежность, качество принимаемых решений; минимизацию связанных с этим затрат времени; экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления, улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда, долю работников управления во всем персонале организации.

Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей, своевременности и полноты информации, учета социально-психологических качеств участников, обеспечения оптимального размера подразделений.

Концепция трех подсистем Виханского и Наумова

Концепция четырех подсистем Фатхутдинова

Концепция четырех переменных системы Евенко

Концепция структуризации СУ Л.И. Евенко (1983) основана на гипотезе о том, что структуризацию системы управления целесообразно проводить на основе четырех переменных (подсистем в современной терминологии) (рис. 2.8):

· организационная структура;

· руководство (лидерство);

· процессы;

· мотивированная деятельность (поведение).

Рис. 2.8. Переменные управления по Евенко

Концепция структуризации СУ Р.А. Фатхутдинова (1997) основана на гипотезе о том, что система управления состоит из четырех подсистем : целевая подсистема, обеспечивающая подсистема, функциональная подсистема, управляющая подсистема (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Концепция структуризации СУ по Фатхутдинову

Целевая подсистема:

· повышение качества выпускаемых товаров и выполняемых услуг;

· ресурсосбережение;

· расширение рынка сбыта товара;

· организационно-техническое развитие производства;

· социальное развитие коллектива и охрана окружающей среды.

Обеспечивающая подсистема:

· методическое обеспечение;

· ресурсное обеспечение;

· информационное обеспечение;

· правовое обеспечение.

Функциональная подсистема:

· маркетинг;

· планирование;

· организация процессов;

· учет и контроль;

· мотивация;

· регулирование.

Управляющая подсистема:

· управление персоналом;

· социология и психология менеджмента;

· разработка и реализация управленческого решения;

· анализ в принятии решений;

· прогнозирование в принятии решений.

К факторам, влияющим на устойчивость и эффективность функцио­нирования системы, относятся компоненты внешней и внутренней сред.

Концепция О.С. Виханского и А.И. Наумова (1996) основана на гипотезе о том, что система управления является формой реального воплощения управленческих взаимосвязей. Она выступает как бы в виде реально существующей субстанции, посредством которой управление приобретает конкретное содержание и конкретное проявление, а функция управления – практическую реализацию. В реальной действительности управленческая деятельность – это функционирование системы управления .

СУ складывается и функционирует не только в соответствии с содержанием управленческих функций и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями, в которых формируется СУ, а также в соответствии с имманентно присущими СУ принципами ее построения, функционирования и преобразования.

Система управления распадается на подсистемы, выделение которых наглядно проявилось относительно недавно. Различают следующие три подсистемы управления (рис. 2.10): структурно-функциональная подсистема системы управления (СФП); информационно-поведенческая подсистема системы управления (ИПП); подсистема саморазвития системы управления (ПСС).

Рис. 2.10. Структуризация СУ по Виханскому и Наумову

Концепция структуризации систем управления Виханского и Наумова позволяет в рамках системы управления выделять и исследовать (табл. 2.1) подсистемы, компоненты и элементы.

Таблица 2.1

Структуризация системы управления

Менеджмент как отдельная область знаний и профессия возник в конце XIX в. и постепенно превратился в самостоятельную дисциплину. По мере становления и развития менеджмента социальный слой менеджеров превратился в одну из ведущих социальных групп. «Менеджмент» (management) в переводе на русский язык означает «управление», происходит от корня латинского слова «рука». Объектом менеджмента являются системы управления различного уровня и порядка.

В общем виде система управления делится на две подсистемы: управляющую и управляемую . Управляющая подсистема непрерывно посылает в управляемую подсистему информацию в виде управленческих решений. Основой для выработки управленческих решений является информация управляемой подсистемы и информация, поступающая из внешней среды. Под влиянием решений осуществляется взаимодействие между элементами системы.

Для осуществления функций управления управляющая подсистема должна располагать необходимыми ресурсами (материальными, трудовыми, финансовыми), обеспечивающими реализацию управленческих воздействий.

Управляемая подсистема осуществляет многообразные процессы производства. По функциональному признаку управляемая система подразделяется на ряд подсистем: техническую, технологическую, организационную, экономическую, социальную.
Техническая подсистема представляет собой взаимосвязанный, взаимообусловленный комплекс машин и оборудования, с помощью которых могут решаться конкретные задачи.

Технологическая подсистема - это ряд последовательно протекающих по определенным правилам и нормам процессов и стадий производства. Ее элементами являются взаимосвязанные операции и процессы.

Важнейшее место занимает организационная подсистема, которая заключается в единстве технических и экономических процессов и выражается в их упорядочении. Целью организации является обеспечение наивысшего эффекта с наименьшими затратами труда.

Экономическую подсистему характеризуют производственные отношения и экономические интересы, направленные на использование природных, трудовых, материально-вещественных, информационных ресурсов с целью получения продукции (услуг).

Управляемая (производственная) подсистема может рассматриваться как трудовой коллектив бригады, участка, предприятия. Единство социальных отношений составляет социальную подсистему. Социальная и экономическая подсистемы отражают социально-экономическую сторону управления организацией и определяют цели ее функционирования.

Система управления носит целостный характер. В ней созданы условия для передачи, накопления и преобразования управляющей информации. Между элементами управляющей и управляемой подсистем существуют причинно-следственные связи. Эти подсистемы реагируют на изменения, возникающие в одной из них, что возможно лишь при наличии обратной связи. При ее отсутствии эффективность управления сводится к минимуму. Процесс управления обуславливает необходимость автоматического реагирования на обратную связь и постоянного владения информацией о состоянии управляемой системы.

Нужно отметить, что большинством русскоязычных специалистов принято отличать сферы использования русского термина «управление» и понятия «менеджмент». Последнее подразумевает, что речь идет об управлении людьми, их деятельностью, коллективом, а не какой-то технической, другой неодушевленной системой.

Первоначально термин «менеджмент» относился к сфере управления животными и обозначало искусство управлять лошадьми. Позже это слово перенесли в сферу человеческой деятельности и стали обозначать область науки и практики управления людьми и организациями.

Менеджмент можно определить как обобщение практики рационального управления организацией, деятельность которой направлена на достижение поставленных целей (как правило, менеджмент рассматривается применительно к коммерческим организациям). В общедоступном понимании менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей.

Профессиональный менеджмент является самостоятельным видом деятельности, для которой требуется наличие субъекта - профессионала-менеджера, работа которого направлена на объект - функционирование организации в целом или ее конкретной сферы (производство, сбыт, финансы и др.).

В экономике под менеджментом понимают функцию управления, т.е. вид профессиональной деятельности по управлению людьми в любой отрасли экономики (промышленности, сельском хозяйстве, торговле, строительстве, транспорте, банковской деятельности и т.д.) и в любой сфере деятельности (производстве, сбыте, финансах и др.), если она направлена на получение прибыли (предпринимательского дохода) как конечного результата. При этом менеджмент рассматривает предприятие как социальную подсистему рыночной экономики, а не как технологическое звено общественного производства.

Менеджмент может также рассматриваться как система управления предприятием, т.е. установление постоянных и временных взаимосвязей между подразделениями предприятия, определение порядка и условий его функционирования. Для достижения конечных результатов каждая организация в своей деятельности преобразует ресурсы производства, выступающие в виде капитала, сырья, материалов, технологии, информации, живого труда. Соответственно можно выделить ресурсный менеджмент, направленный на эффективное использование ресурсов для достижения целей предприятия. Для этого необходимо осуществлять различные виды деятельности, т.е. выполнять определенные функции.

Функции закрепляются за конкретными подразделениями предприятия, которые их осуществляют (отделы, службы, бюро, отделения). Подразделения представляют собой организованные группы людей. Их деятельность осознанно направляется для достижения общей цели предприятия, т.е. управляется. В этом случае можно говорить об управлении внутри предприятия или о менеджменте, обеспечивающем производство, о менеджменте как организационной деятельности.

Менеджмент рассматривается также как процесс принятия управленческих решений. Поддержанию непрерывности процесса производства сопутствует множество ситуаций, проблем, которые требуют от менеджера принятия решений. Проблемные ситуации возникают на всех уровнях управления. Они затрагивают как внутреннюю, так и внешнюю среду управляемого объекта. Предприятия приспосабливаются ко внешней среде на основе обратной связи. Получая информацию о рыночных отношениях, менеджер принимает решение, которое является реакцией на ситуацию рынка и других элементов внешней среды.

Существует множество других подходов к менеджменту, включая его определение в большей степени не как науку, а как искусство управления.

Система менеджмента организации состоит из комплекса взаимосвязанных подсистем, которые можно оценить конкретными показателями, а также определить их влияние на общую эффективность всей системы. Это позволяет оценивать комплексно систему менеджмента организации и строить ее гибко и эффективно.

Система менеджмента современного предприятия, как правило, состоит из следующих подсистем (рис. 1.3).

Рассмотрим основные характеристики отдельных подсистем организации.

Управленческая подсистема

Система управления - это совокупность управленческих органов, подразделений и исполнителей, которые выполняют закрепленные за ними функции и решают поставленные перед ними задачи, а также совокупность методов, с помощью которых осуществляется управленческое воздействие .

Рис. 1.3 -

Основными структурными элементами системы управления есть две подсистемы (рис. 1.4): управляющая (субъект управления) и управляемая (объект управления). Управляющая подсистема представлена: высшим органом управления, исполнительным органом управления и контролирующим органом. Управляемая подсистема - это все виды ресурсов: человеческие, финансовые, материальные и информационные.

Основными подходами исследования управленческой подсистемы является функциональный и структурный анализ. Первый предусматривает изучение динамики системы, определение ее входов, процессов (функций) и выходов (главных целей системы). Структурный анализ освещает объекты системы, взаимоотношения между ними, их содержание и процедуры реализации взаимоотношений.

Рис. 1.4 -

Для изучения организаций как разновидности искусственных систем и процессов управления в дополнение к названным применяется подход, который направлен на исследование процессов принятия решений. Целью последнего является выявление способности процессов управления к интеграции и адаптации, механизма взаимодействия функций, их подчиненности, приобретает особую ценность при исследовании программно-целевых методов управления.

Для оценки совершенства управленческой подсистемы, как правило, пользуются понятием эффективности ее работы. Большинство авторов предлагают определять эффективность управленческой деятельности соотношением поставленных целей и фактического уровня их достижения. Одним из главных показателей качества работы системы управления может быть принято соотношение результатов организации и расходов, которые обеспечили их получения.

Основные характеристики и направления оценки эффективности управленческой подсистемы приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2 - Основные характеристики и направления оценки управленческой подсистемы системы менеджмента организации

Направление оценки	Характеристика
Затраченные ресурсы	Это объем материальных затрат и рабочей силы, отделенных от системы (общества) и задействованных для обеспечения функционирования управленческой подсистемы. Если материальные затраты с позиции системы должны быть минимизированы, то человеческие ресурсы должны быть минимизированы только в численном аспекте
Результативность системы управления	Это степень ускорения (или замедления) достижение целей социальной системы высшего уровня. Результативность выражается через конкретный конечный результат (результаты). Окончательный результат - это отклонение от того, что должно быть получено, то есть разница между моделью будущего состояния и тем, что получено фактически. Так что результат управления может быть положительным, нулевым (если факт совпадает с прогнозом) и отрицательным
Чувствительность	Способность фиксировать наличие отклонений от запланированного курса на достижение целей системы. В социально-экономических системах за чувствительность можно считать степень осознания субъектами управления информации о реакции объектов управления на принимаемые управленческие решения. Оптимумом чувствительности имеет значение, близкое к максимальному, но не максимальное, поскольку в этом случае система будет реагировать на фоновые или стохастические отклонения, потребует неоправданных расходов ресурсов
Диагностичнисть	Способность распознать (идентифицировать) характер (вектор) отклонения его значения и направление. Это способность руководителей организации адекватно интерпретировать сигналы о фактическом состоянии определенного фрагмента общей системы, сравнить его с желаемым (модельным) состоянием и дать количественную или качественную оценку значению отклонения в развитии путем сопоставления прогнозируемого и имеющегося состояния системы или ее отдельного объекта
Временной интервал	Разница во времени между моментом поступления сигнала об отклонении и моментом выдачи импульса коррекции. Импульс коррекции является элементарным продуктом на выходе подсистемы. Это окончательное решение уполномоченного лица по применению тех или иных рычагов в ответ на сигналы об отклонении от цели
Адекватность решения	Характеризует направление и достаточность силы импульса коррекции. Адекватность решения зависит от процедуры его подготовки и, конечно, от субъективных факторов (личных качеств, квалификации, причастных к его подготовке и принятия людей - должностных лиц, консультантов, экспертов, аналитиков и т.д.). Критерием правильности направления является скорость минимизации обнаруженного отклонения, а критерием достаточности - минимальный объем затраченных ресурсов
Стабильность	Определяется организационной структурой, уровнем менеджмента, а также уровнем технического, финансового и кадрового обеспечения. Оптимальным является максимальное значение стабильности
Лабильность	Способность приспосабливаться к изменениям в подсистеме и окружающей среде в штатном режиме функционирования системы. Лабильность является интегральным понятием, которое раскрывается через множество элементарных способностей управленческой подсистемы, среди которых возможность: чувствовать изменения в системе и среде (чувствительность) адекватно оценивать эти изменения (диагностичнисть) корректировать модель будущего состояния; вносить изменения по согласованной модели в программу своей деятельности, функции и структуру подсистемы. Главным условием обеспечения необходимой степени лабильности выступает способность подсистемы к самоорганизации, самосовершенствования и самообучения
Живучесть	Способность обеспечивать выполнение функций подсистемы в экстремальных условиях (внештатных ситуациях), которые угрожают существованию системы. Живучесть управленческой подсистемы обеспечивается совершенством систем коммуникации (как в техническом, так и в организационном аспектах), прогнозированием негативных явлений и принятием превентивных мер по их предотвращению, разработкой сценариев действий в чрезвычайных ситуациях, наличием резервных ресурсов, а также уровнем подготовки, самоотверженностью, профессионализмом управленцев, которые принимают решения
Организация подсистемы управления	Это целостная внутренняя картина ее функционирования, отражает постоянные взаимоотношения объектов подсистемы между собой, взаимосвязь и взаимодействие которых обеспечивает выполнение возложенных на подсистему управленческих функций

Названные характеристики присущи любой подсистеме управления в целом. Однако сама подсистема представляет собой сложную конструкцию со своими собственными объектами, каждый из которых может быть оценено по значению вышеприведенных характеристик.

Эти характеристики являются величинами, которыми измеряются определенные свойства системы управления, то есть ее параметрами. Обеспечение соблюдения оптимальных значений этих характеристик-параметров реализуется организацией подсистемы управления. Таким образом, организация выступает главным интегрирующим фактором управленческого процесса, который призван обеспечивать сбалансированность и оптимальное значение параметров системы управления, что является необходимым условием качественного выполнения функций и от чего, в конечном итоге, зависит эффективность ее работы.

Менеджмент – целенаправленное воздействие на людей для достижения поставленных целей. Данное понятие является синонимом более понятного и привычного для многих термина « ».

Предметом воздействия менеджмента могут быть не только отдельные работники, но и сформированные определенным образом группы людей или какие-либо организации в целом.

Содержание и набор действий и функций, осуществляемые в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, военная, общественная и т.д.), от ее размеров, от сферы деятельности, от уровня управления – иерархии (высшее, средний , нижний управления), от функций внутри организации (закупки, бухгалтерия, кадры…) и многих других факторов.

Несмотря на многообразие, функции менеджмента удалось обобщить и сформулировать основные, общие функции менеджмента. Это сделал Анри Файоль – французский инженер в 1888г.:

• техническая;
• коммерческая;
• финансовая;
• правовая;
• административная.

Он также сформулировал и 5 основных элементов, составляющих каждую функцию менеджмента: предвидение, планирование, организация, координирование, .

В настоящее время в процессе управления выделяют 3 этапа деятельности:

1. Принятие управленческих решений. Данный этап состоит из целеполагания – установления целей и планирования – выделение этапов и определение сроков.
2. Реализация управленческих решений

Включает в себя:

• а) Организацию системы, выполняющей решения. Сюда входит формирование стратегии (определение способов достижения цели, планирование работы – определение задач и сроков исполнителям, мотивирование исполнителей.
• б) Координацию и регулирование(согласование поведения элементов системы). Регулирование при этом рассматривается как ликвидация отклонений от плана. Регулирование происходит с использованием мотивации – вмешательства с целью ускорения.

1. Контроль. Включает в себя контроль хода работ, учет и анализ результатов деятельности.

Результат процесса управления будет положительным лишь в том случае, если реализованы. Все эти функции.

управления делится на две подсистемы: управляющую и управляемую.

Управляющая посылает в управляемую подсистему информацию в виде управленческих решений. Основой для выработки управленческих решений является управляемой подсистемы и , поступающая из внешней среды. Под влиянием решений осуществляется взаимодействие между элементами системы. Таким образом, управление возможно только в замкнутом контуре. Необходимое условие – наличие обратной связи от объекта управления.

Парадигма в экономической и управленческой науке определяется как система взглядов, вытекающих из основополагающих идей и научных результатов, определяющая тренд мышления исследователей и практиков.

С середины 20 в. вследствие бурного развития информационных технологий, предприятия и компании находятся в условиях, которые характеризуются тотальной конкуренцией, быстрыми переменами, растущими потоками информации и коммуникаций, увеличивающейся сложностью бизнеса и глобализацией. В результате сформировалась новая бизнес-среда, основными факторами развития которой являются:

• знания – этот капитал стал стратегическим фактором
• перемены – вызывают неопределенность и снижают предсказуемость развития событий
• глобализация – раскрытие экономик, глобальная конкуренция.

Ответом на вызовы современных тенденций ведения бизнеса стал:

• менеджмент знаний – приобретение и повышение эффективности использования интеллект. капитала компании;
• менеджмент обучающихся организаций – способность не только наращивать производственно-хоз. деят-ть, но и наращивать интеллект. капитал.

А основной компетенцией менеджера на сегодня стала СПОСОБНОСТЬ К ПЕРЕМЕНАМ.

Подсчитано, что амортизация образования на сегодня составляет 10-15% в год. Появился термин обучение в течение всей жизни – постоянное наращивание своего интеллектуального потенциала.